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会议房间分配

发布: 西藏中国青年旅行社编辑  |  查看: 208

签到与入住安排

  如果是小型商务会议,签到相对简单,仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览,那么签到就是一项复杂的工作。

  通常情况下,会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱,必要的流程及准备是必须的――回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙,通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议(展览)须知、会议(展览)详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能,尽量使用计算机作签到。
  一般情况下,签到服务人员应该不少于6人――工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。

  如果事先将回执的项目设计得很周全,对于签到及入住安排有很大帮助。

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